Litomyšl (Pressweb) - Jistě se někteří z vás dostali do situace, kdy jste při vaší činnosti nestíhali zakládat a evidovat vznikající písemnosti způsobem, který by zaručoval vše najít, mít k dispozici v době, kdy to potřebujete, ať pro sebe, tak pro účetního, pro finanční úřad, pro živnostenský a stavební úřad, pro katastrální úřad.
Máme s tím své dlouholeté zkušenosti. Proto jsme se rozhodli nastudovat tuhle problematiku a nabídnout odstranění problémů s evidencí, případně spolehlivým a bezpečným uskladněním dokumentů a to s vynaložením malých nákladů.
Nízká cena je umožněna tím, že máme vhodné vlastní prostory splňující zákonné podmínky a absolvovali jsme přípravu, školení, včetně získání nezbytné koncese a provádíme služby naší komerční spisovny hromadně pro více našich klientů, kteří již využívají našeho přívětivého přístupu k nim. Každý klient je naším prominentem.
Nabízíme:
- archivnictví a spisovou službu podnikatelským subjektům, insolvenčním správcům a likvidátorům společností za cenu 1,- Kč za uložení za 1 m běžný dokumentů na den
- solidní jednání a diskrétnost se 100 % zárukou
- postup v souladu s platnými zákonnými normami
- pragmatické a ekonomicky výhodné řešení
Zajišťujeme:
- poradenskou činnost, převzetí, odvoz, vytřídění, označení, uložení a skartaci dokumentů související s činností vaší firmy v souladu s platnou legislativou bez nároků na váš čas, energii, zaměstnance a prostory
- v rámci externího uložení a archivace dokumentů zajištujeme komplexní následný servis spisové agendy včetně vytěžování pro vaše potřeby, vyhledávání dokumentů na základě požadavků státních orgánů a institucí i veškeré komunikace se státními archivy
Důvody proč využít naše služby:
- zákonem daná povinnost archivovat dokumentaci firmy dle lhůt uvedených v Typovém skartačním rejstříku a to i v případě ukončení činnosti (v případě svévolného zničení dokumentace hrozí pokuta až do 250 000,- Kč)
- úspora času a firemních prostorů; úspora vašich nákladů
- rychlé, trvalé a bezpečné vyřešení problémů s vedením spisové agendy se zajištěním přístupu k dokumentům
Kontaktní údaje:
SPISOVNA LITOMYŠL
Nová Ves u Litomyšle 4
570 01 Litomyšl
tel. č.: 737 48 59 84
e-mail: spisovna@unet.cz
Další informace najdete na www: spisovna-litomyšl.cz
Komerční spisovna Litomyšl Vám nabízí odbornou pomoc i v těchto oblastech
Poradenské služby
- poradíme jakým způsobem vést spisovou službu s ohledem na platnou legislativu (archivní legislativa, oborové normy a zákony), zavedeme potřebné procesy uvnitř firmy klienta, případně zpracujeme firemní dokumentaci vztahující se ke spisové službě
Spisové řády
- zpracujeme spisový řád, skartační řád a provozní (badatelský) řád. Spisový řád popisuje pohyb dokumentů ve firmě od podatelny, až po jejich následné předání do centrální spisovny, resp. archivu. Skartační řád upravuje proces skartačního řízení a obsahuje skartační plán firmy (seznam dokumentů s přiřazením skartačních znaků a lhůt). Provozní (badatelský) řád stanovuje pravidla pro nakládání s archiváliemi a provoz spisovny.
Posouzení stavu dokumentů
- je prováděno před každým převzetím dokumentace včetně provedení fotodokumentace a slouží jako podklad pro konkretizaci následné případné spolupráce s komerční spisovnou
Převoz dokumentů
- provádíme naložení a převoz dokumentů z místa původního uložení do komerční spisovny
Roztřídění a zařazení
- roztřídění dokumentů na kategorie A - archiválie, S - písemnosti určené ke skartaci po uplynutí zákonné lhůty (dle Typového skartačního rejstříku) V - písemnosti zatím nezařaditelné s pravidelně prováděnou revizí. Do spisovny lze převzít i již roztříděné dokumenty uložené v archivních krabicích a boxech. V tomto případě převezme spisovna zařazení a skartační lhůty dokumentů z předešlého období, pokud nebude domluveno jinak. Provedeme i dodatečné zařazování změnových dokumentů do složek již spisovnou vytvořených a u fungujících subjektů pravidelné přijímání nově vytvořených dokumentů.
- spisovna využívá vhodný počítačový program, který umožňuje rychlé vyhledávání potřebných dokumentů
Vytvoření seznamu
- po roztřídění a zařazení je pro přehlednost a následné vytěžování uložené dokumentace vytvořen seznam uložené dokumentace v elektronické nebo tištěné podobě (dle přání zákazníka)
Skenování dokumentů
- na základě domluvy se zákazníkem bude provedeno naskenování jím vybraných dokumentů a jejich uložení v elektronické podobě
Uložení
- dokumenty jsou uloženy v prostorách objektu na adrese Nová Ves u Litomyšle 4, který je zařazen do kategorie budov se zvýšeným požárním nebezpečím a je provedeno jeho zabezpečení dle platných norem uvedených v Zákoně o archivnictví a spisové službě (499/2004 Sb.). V prostorách spisovny je udržovaná požadovaná teplota a vlhkost, zamezující poškození dokumentů i při delší době uložení
Vytěžování
- vyhledávání dokumentů na základě požadavku klienta a jeho následné zaslání formou emailu, kurýra nebo pošty, dodání ve formě originálu, listinné nebo elektronické kopie ve standardním, spěšném nebo urgentním čase. Ve spisovně je vytvořen prostor badatelny, kde mohou pověřené osoby s dokumenty své firmy samostatně pracovat nebo mohou využít i služeb pracovníka spisovny
Skartace
- provedení úplného skartačního řízení. Vyhotovení návrhu žádostí o archivaci a skartaci. Předání písemností do státního archivu (typ písemností A), zajištění písemného potvrzení a fyzická likvidace dokumentů v prostorách spisovny, v případě zájmu za účasti pověřených zaměstnanců firmy (písemnosti typu S s prošlou skartační lhůtou).
www: spisovna-litomyšl.cz
Postup činnosti komerční spisovny
Po posouzení stavu dokumentace včetně provedení fotodokumentace stávajícího stavu, domluvě rozsahu poskytovaných služeb mezi oběma subjekty potvrzeném smluvně, proběhne následně:
- zpracování písemností
- převzetí, manipulace a uložení písemností
- skladování písemností s neprošlou skartační lhůtou
- skartace písemností s prošlou skartační lhůtou
- archivní servis
K jednotlivým bodům náleží veškeré související činnosti, tj. zpracování příslušných písemností, soupisů, návrhů, kontakt s příslušným oblastním archivem a dalšími orgány a institucemi.
Všechny činnosti probíhají na základě smluvního vztahu po domluvě s klientem se 100% zárukou spolehlivosti a diskrétnosti.
www: spisovna-litomyšl.cz
