Sídlo firmy a jeho zřízení je jedním ze základních kroků začínajícího podnikatele. Bez něj nelze firmu založit a tak je třeba vědět, co je k tomu zapotřebí, jaké u nás existují možnosti a na co si dát při zřízení sídla firmy pozor. Kromě tzv. skutečných firemních sídel (byty, kanceláře) na našem trhu existují i virtuální sídla firem neboli virtuální kanceláře, s jejichž zřízením mohou podnikatelům pomoci specializované firmy. Jaké jsou jejich výhody a nevýhody oproti skutečným sídlům a co všechno virtuální kanceláře nabízejí?
Sídla firem musí být přístupná pro klienty i veřejnost
V českém prostředí existuje několik základních typů sídel i způsobů, jak a kde sídlo zřídit. Při zřízení firmy je základem uvedení jedné konkrétní adresy, která bude vystupovat jak v zápisu v obchodním rejstříku, tak na smlouvách, daňových dokladech apod. Daná právnická osoba musí být na této adrese dostupná pro obchodní partnery i veřejnost, měla by zde také přijímat poštu nebo provádět zásadní firemní rozhodnutí.
V rozhodování, kam sídlo firmy umístit, hraje důležitou roli několik faktorů. Zaprvé je třeba zhodnotit, pro jaký druh podnikání bude sídlo určeno. Pokud má firma své zaměstnance a potřebuje k tomu denně využívané užitkové prostory, volba nejspíš padne na klasickou kancelář plus další prostory potřebné k výkonu podnikání. Jestliže není třeba speciálních prostor, volba často padá na domy a byty v místě bydliště.
V takovém případě je nutné splnit podmínky pro registraci firemní adresy (písemný souhlas od případného vlastníka nebo správce nemovitosti, označení sídla názvem a identifikačním číslem). Rizikem při zřízení sídla firmy v adrese bydliště je možná exekuce uvalená na firmu. V takovém případě by totiž mohl být odebrán osobní majetek patřící danému podnikateli. Oproti tomu představují výhodu nulové poplatky za zřízení sídla i jeho vedení, i když pro případné obchodní partnery nemusí být taková „obyčejná“ adresa příliš lákavá.
Virtuální sídla se obvykle pyšní lukrativními adresami
Začínající firmy stále častěji využívají možnost virtuálních sídel neboli virtuálních kanceláří, které sebou přináší spousty výhod. Virtuální kanceláře jsou specifické tím, že mohou být nositelem několika firemních adres a obvykle jsou využívány podnikateli, kteří k výkonu podnikání nepotřebují specifické prostory a zároveň nechtějí spojovat své bydliště s firmou (nejvyužívanější české adresy).
Společnosti pronajímající virtuální kanceláře nabízejí nejen širokou nabídku atraktivních adres, ale také různé služby i cenové relace. Pronájem takového sídla může být už od několika set Kč s tím, že na dané adrese může být k dispozici potřebné administrativní vybavení.
Oproti pronájmu klasické kanceláře se tak jedná o finančně výrazně výhodnější záležitost. Tyto kanceláře bývají dobře dostupné (pro majitele firem, klienty, investory nebo veřejnost, která by měla mít do sídla firmy přístup) a nabízejí vše, co je potřeba.
Jakým způsobem lze virtuální kancelář zřídit?
Je to naprosto jednoduché. Vše vyřídí některá z mnoha společností, která na tuzemském trhu tuto službu nabízí. Stačí si vybrat lokaci a služby, které daný podnikatel uzná za vhodné (přebírání pošty, služby recepce, využívání zasedací místnosti k obchodním schůzkám a podobně). Adresa sídla firmy bude následně zapsána do katastru nemovitostí, zatímco obě strany spolu uzavřou smlouvu.
Je však třeba dbát na to, aby sídlo splňovalo všechny právní předpoklady (o možných rizicích virtuální kanceláře ZDE). To znamená, že musí být označeno dle zákona, zapsáno v obchodním rejstříku a podnikatel zde musí být schopen přebírat firemní poštu nebo být k dispozici pro případné schůzky týkající se firmy. Před uzavřením smlouvy o pronájmu virtuální kanceláře je tak třeba si ověřit, že všechny tyto možnosti budou plně garantovány.
